Byta redovisningsbyrå utan att tappa kontrollen.
Ett bra byte handlar inte bara om att flytta filer. Det ska vara tydligt vilka perioder som är klara, vilka frågor som återstår och vem som ansvarar för nästa steg.
Bestäm ett tydligt brytdatum
Kom överens om till och med vilken period den nuvarande byrån arbetar och när den nya tar över. Kontrollera uppsägningstid och andra villkor i det befintliga avtalet. Lägg också en separat plan för bokslut och deklaration om de avser en period som den tidigare byrån har skött.
Gör en gemensam överlämningslista
Listan behöver anpassas till verksamheten och systemen. Vanliga underlag är huvudbok, resultat- och balansrapporter, kund- och leverantörsreskontra, bankavstämningar, momsunderlag, lönerelaterade saldon, anläggningsregister och bokslutsbilagor. Lägg till redan inskickade deklarationer, kvittenser och kommande deadlines.
En SIE-fil kan vara en del av överlämningen, men utgå inte från att den ensam ersätter fakturabilder, avtal, lönehistorik eller alla register i det gamla systemet. Be båda parter specificera vad exporten faktiskt innehåller.
Dokumentera differenser innan de flyttas vidare
Jämför rapporter från samma datum. Markera vilka konton som är avstämda, vilka differenser som är kända och vilka underlag som saknas. Förklara problemet i stället för att lägga en obestyrkt bokning för att få ett saldo att stämma.
BFN:s vägledningar är en utgångspunkt när frågor om löpande bokföring, verifikationer, arkivering eller systemdokumentation behöver bedömas. Bokföringsnämndens vägledningar →
Planera systemåtkomst och arkivering
Gå igenom bokföring, lön, bank, myndighetsombud, delade mappar och integrationer. Säkerställ nödvändig export och fortsatt åtkomst till räkenskapsinformation innan ett abonnemang avslutas. Behörigheter som inte längre behövs ska avvecklas i en planerad ordning, utan att stoppa kvarvarande uppgifter.
Utse ansvarig för varje kommande leverans
Vem lämnar nästa momsdeklaration? Vem godkänner lönerna? Vem svarar på en fråga om tidigare perioder? Skriv ner detta tillsammans med datum och kontaktperson. Verksamt påminner om att företagets ansvar för korrekt bokföring kvarstår även när hjälp anlitas. Läs om bokföringsansvaret →
Starta det nya samarbetet med ett tydligt uppdrag
Dokumentera omfattning, ansvar, informationsflöden och rapportering. Reko är FAR:s standard för redovisnings- och lönetjänster och ger en struktur för bland annat uppdragets planering och avslut. Läs om Reko →
Stämkoll kan diskutera övertagande av redovisning och hjälpa till att strukturera övergången. Tidplan och eventuellt arbete med äldre differenser behöver bedömas utifrån materialet, inte lovas innan genomgången.
Överväger du att byta byrå?
Berätta vilket system du använder och vad du vill förbättra.
Källor och avgränsning
Allmän information, inte en bedömning av ett enskilt uppdrag. Förslag om roller och arbetssätt är redaktionell vägledning.