Kontoavstämning – börja där saldot senast stämde.
När banken, reskontran och huvudboken visar olika belopp är målet inte bara att få två siffror lika. Du behöver förstå vad differensen består av och om något faktiskt ska rättas.
Vad jämför du?
Vid en kontoavstämning jämförs bokföringens saldo med ett annat underlag eller en specifikation. Banken jämförs exempelvis med kontoutdraget, kundfordringar med kundreskontran och leverantörsskulder med leverantörsreskontran. Säkerställ först samma datum, företag, valuta och urval i båda rapporterna.
Hitta en avgränsad period
Börja med senaste datum då saldot stämde. Kontrollera ingående saldo och jämför därefter periodens förändring. Om ingående saldo redan är fel hjälper det sällan att bara granska den senaste veckan. Dela upp en stor period i mindre delar tills differensen går att lokalisera.
Kontrollera möjliga förklaringar
- Saknad eller dubbelregistrerad transaktion.
- Betalning som bokförts på annat datum eller konto.
- Faktura eller kreditfaktura som inte ingår i rapportens urval.
- Fel öppningssaldo efter ett systembyte.
- Bankavgift, valutadifferens eller annan post som inte har identifierats.
Listan är ett förslag på felsökningsordning, inte en slutsats om ditt företags differens. En legitim tidsskillnad kan behöva dokumenteras snarare än bokas bort.
Ett förenklat exempel
Anta att banken visar 48 000 kronor och bokföringen 50 000 kronor per samma datum. Differensen är 2 000 kronor, men den siffran säger inte om felet är en saknad utbetalning, två fel som delvis tar ut varandra eller ett felaktigt ingående saldo. Leta efter underlaget innan du bestämmer kontering. Exemplet är konstruerat och inte ett kundärende.
Rätta spårbart, inte med en oförklarad balanspost
Dokumentera vad du jämfört, vilka transaktioner som förklarar differensen och vad som behöver rättas. Hantering av rättelser och räkenskapsinformation behöver bedömas enligt tillämpliga bokföringsregler och systemets funktioner. BFN:s vägledningar omfattar bland annat löpande bokföring, verifikationer, arkivering och systemdokumentation. Bokföringsnämndens vägledningar →
Gör kontrollen möjlig att upprepa
Använd en lista med konto, ansvarig, datum, underlag, differens och nästa åtgärd. Anpassa frekvensen till transaktionsvolym, risk och rapporteringsbehov. Stämkoll kan hjälpa till att strukturera avstämningar och utreda bokföringsproblem inom ett avgränsat uppdrag. Läs om redovisning och avstämningar →
Har du fastnat i en differens?
Beskriv vilket konto och vilken period problemet gäller. Skicka inte känsliga underlag i första förfrågan.
Källor och avgränsning
Allmän information, inte en bedömning av ett enskilt uppdrag. Förslag om roller och arbetssätt är redaktionell vägledning.